Más allá del impacto medioambiental positivo que tiene la reducción del consumo de papel en las empresas, existen otras ventajas derivadas de la digitalización de documentos:
La gestión de la documentación digital es mucho más rápida y ágil que la gestión de documentos en papel:
Si se necesita buscar un documento digital se pierde menos tiempo que si se tiene que buscar un archivo físico.
La información es más fácilmente accesible para todos los empleados.
Al mismo tiempo, es más fácil restringir el acceso a aquella documentación confidencial.
Se puede acceder a los documentos digitales a distancia, desde cualquier lugar, lo permite ofrecer a los empleados la opción de trabajar a distancia.
Mejora la trazabilidad de la documentación: es más fácil trazar el origen de los documentos digitales, y saber quién y cuándo los ha modificado.
La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.
Además de que es más fácil establecer un sistema de acceso restringido a la información en caso de que se archive en formato digital, también es más sencillo y menos costoso hacer copias de seguridad, de modo que si se pierdan ficheros o se produce un robo de datos es posible (y mucho más fácil) recuperar la información.
La documentación archivada en papel está más expuesta a accidentes - goteras, inundaciones, incendios - y es mucho más fácilmente accesible a terceros.
La digitalización de documentos tiene un impacto directo en la reducción de gastos. No sólo porque se deja de comprar papel, sino que se ahorra también en mantenimiento de las impresoras y en la compra de recambios.
Por otro lado, si toda la documentación de una empresa se digitaliza y se puede enviar por email, se elimina la necesidad de gastar en envíos por correo postal.
El ahorro del espacio dedicado a archivo de documentos físicos es también una de las principales ventajas de una oficina sin papel. La digitalización de documentos permite archivar todo en la nube o en servidores privados de la empresa.
El espacio que se libera se puede dedicar a ampliar oficinas o a otros usos que aporten más valor a los empleados, como por ejemplo se puede habilitar una zona de descanso.
Si no se necesita más espacio, entonces es el momento de buscar una oficina más pequeña y ahorrar en gastos de alquiler.
Todas estas ventajas están motivando cada vez a más empresas a marcarse como objetivo eliminar el uso del papel en todos sus procesos de negocio.
En Upttec Soluciones Web ya somos una oficina paperless, y creemos firmemente en las ventajas de la digitalización de documentos.
Para contribuir a digitalizar la gestión documental de todas las empresas, ofrecemos soluciónes de datos online.
Las empresas que utilizan nuestras herramientas no necesitan imprimir papeles, sino que pueden enviarlos a firmar directamente desde nuestras plataformas.